会议筹备方案是会议的预演，通过想象和策划，将计划全过程形成文字，以便安排布置会议事宜。
会议方案包括：
1）确定会议名称。
2）确定议题。
3）确定与会人员。
4）确定时间地点。
5）确定会议通知内容。
6）会议通知跟进落实程序与要求。
7）会场布置要求。
8）会议文件资料种类、内容、要求。
9）会议设备和用品种类、要求。
10）会议后勤安排。
11）会议记录安排。
12）会场服务安排。
13）会议预算安排。
14）议定事项催办及反馈的程序、要求、责任人。
15）其他注意事项。
行动计划
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项目 |
行动 |
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1．参看日历，在其上标出日期
2．确定会议的风格和合适的形式
3．调查需要的信息种类
4．确认参加会议的人数
5．联系会议地点
6．记录可能的地点
7．选择场地并预定房间等
8．印发会议通知
9．准备日程表
10．确认应该通知的与会者
11．为会议主席准备日程表
12．预定标识
13．再向宾馆或酒店确认预定的房间
14．向参与者发出通知
15．确认酒店的停车位
16．准备文具 |
会议前3周
会议前3周
会议前3周
会议前3周
会议前3周
会议前3周
会议前3周
会议前3周
会议前3周
会议前3周
会议前2周
会议前2周
会议前2周
会议前2周
会议前1周
会议前1周 |
工作日程
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项目 |
行动 |
完成 |
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1．参看日历，在其上标出日期 |
会议前3周前 |
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2．确定会议的风格和合适的形式 |
会议前3周前 |
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3．调查需要的信息种类 |
会议前3周前 |
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4．确认参加会议的人数 |
会议前3周前 |
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5．联系会议地点 |
会议前3周前 |
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6．记录可能的地点 |
会议前3周前 |
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7．选择场地并预定房间等 |
会议前3周前 |
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8．印发会议通知 |
会议前3周前 |
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9．准备日程表 |
会议前3周前 |
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10．确认应该通知的与会者 |
会议前3周前 |
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11．为会议主席准备日程表 |
会议前2周前 |
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12．预定标志 |
会议前2周前 |
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13．再次向宾馆或酒店确认预定的房间 |
会议前2周前 |
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14．向参与者发出通知 |
会议前2周前 |
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15．确认酒店的停车位 |
会议前1周前 |
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16．准备文具 |
会议前1周前 |
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